よくある質問と回答

発行申請について

１．申請書の申請区分にある「発行」と「更新」の違いは何ですか

A．有効期間終了日以降も証明書情報の記載事項が同一の電子証明書を引き続き利用する場合は更新、それ以外は発行となります。
但し、更新の手続きは有効期間終了日の30日前からになります。電子証明書の発行・更新の詳細についてはこちらをご確認ください。

２．郵送申請した場合、何日くらいかかりますか

A．MEDIS認証局が申請書類を受理・審査した後、３～４営業日内に電子証明書の発行手続きおよび必要書類の発送を行います。
当方からの発送は、本人限定受取郵便での発送となります。ポスト投函ではなく直接のお受け取りとなります。 書類発送後に郵便物の追跡番号(お問合せ番号)を電子メールにてお知らせいたしますので、郵便局の保管期間内に必ずお受け取りください。 詳細につきましてはこちらをご確認ください。

３．申請書に記載する証明書情報（会社名、氏名）の言語は何ですか

A．すべて半角で記載して下さい。
使用できる文字と文字数についてはこちらでご確認ください。

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４．「証明書情報」にミドルネームを記載せずに申請することは可能ですか

A．可能です。
登記事項証明書や公的証明書にミドルネームが記載されている場合であっても、「証明書情報」にミドルネームを記載せずに申請を行うことは可能です。

５．代理人が申請を行う場合、申請書の 「連絡先」 は代理人でなければいけないのでしょうか

A．代理人申請では、 「連絡先」 は代理人でなくても問題はありません。
「連絡先」は、MEDIS認証局から認証情報をメールで通知する際に使用します。また、認証局からのお知らせ等を配信する際にも使用します。「連絡先、その他の情報」が、代理人と同一である必要はありませんが、認証局からの連絡を確実にお受け取りできる連絡先をご記載ください。担当者変更や会社移転などにより連絡先が変更になった場合は速やかにMEDIS認証局までご連絡をお願いいたします。

６．代理人申請の場合に提出する 「委任状」 のひな形はありますか

A．様式をダウンロードできるようになっています。
必ず、申請者本人からの委任状としてください。法人代表者証明書の場合は、法人印鑑証明書の印鑑で押印してください。個人証明書の場合は申請者の印鑑証明書の印鑑で押印してください。

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７．法人の登記事項証明書をMEDIS認証局に提出して5年以内に役員が変更になった場合、次回の申請の時に再度提出する必要がありますか

A．法人代表者以外の役員の変更のみの場合は再提出の必要はありません。
法人の登記事項証明書は、記載内容に変更がない場合、直近の提出日より５年間は提出を省略することができます。記載内容に変更があった場合は5年以内であってもご提出が必要となりますが、変更事項が代表者以外の役員のみである場合は、変更なしと同等とみなします。

８．会社移転により住所や連絡先が変更になりますが、現在使用している電子証明書に影響はありますか

A．申請書の「証明書情報」の記載事項（会社名、肩書、氏名、メールアドレス）に変更がなければ、電子証明書への影響はありません。
本社の移転により、登記事項証明書等の変更を行った場合は、次回の申請（更新等）の時に必要書類を揃えてご提出ください。連絡先が変更になった場合は、速やかにMEDIS認証局までご連絡をお願いいたします。

９．電子証明書のメールアドレスを変更することはできますか

A．電子証明書に記載されている内容（会社名、肩書、氏名、メールアドレス）は変更することはできません。
電子証明書のメールアドレスを変更する場合、メールアドレス以外の項目（会社名、肩書、氏名）がすべて同一の電子証明書は、更新可能な期間を除いて発行することができないため、新たな電子証明書の発行申請を行う必要があります。

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１０．電子証明書の有効期限が近づいた時、認証局からの通知はありますか

A．有効期間の管理は電子証明書の所有者の責任下で行ってください。
MEDIS認証局ではサービスの一環として、有効期間終了日の2～3ヶ月前に 「電子証明書【更新】手続きのご案内」 を発行申請書の 「連絡先、その他情報」 に記載されたメールアドレス宛に送信しています。しかしながら種々の理由でメールが届かないこともありますので、有効期間の管理は所有者の責任において行ってください。

１１．電子証明書の有効期限がまだあるのに更新手続きのメールが届いたのはなぜですか

A．メールによるご案内の対象になっている電子証明書の有効期間をご確認ください。
電子証明書の切替を行った際に、旧証明書を失効せずに保有している場合は旧証明書の有効期間終了日に近づいた時に更新手続きのご案内メールが送信されます。
メールを受け取った時点で、旧証明書を使用していない場合は更新手続きの必要はありませんが、有効期間の終了日まで所有者の責任の下、適切に管理いただきますようお願いいたします。 有効期期限を過ぎると電子証明書の効力は消滅しますので、MEDIS認証局への連絡の必要はありません。なお、失効の申請をいただければ、MEDIS認証局にて即日失効することも可能です。

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１２．法人代表者証明書の申請時に提出する 「確認書」 のひな形はありますか

A．様式をダウンロードできるようになっています。
社長交代により、申請時に登記事項証明書等を提出できない場合は、現社長名で、新社長○○が○月○日に就任すること、法人の登記事項証明書、印鑑証明書、定款を取得次第送付することを記載し、法人印鑑登録証明書の印鑑で押印してください。また、新社長の就任時期については、「中旬等」の記載では申請をお受けできません。○月○日予定と記載して変更があった場合は、再度ご提出をお願いいたします。

１３．法人の代表者の変更が予定されています。電子証明書の切替えはどのように行えばいいですか

A．新たに就任する法人代表者の電子証明書の発行申請をしてください。（就任前に発行申請を行うことができます）
法人代表者が就任する前に、新代表者名で電子証明書の発行申請を行う場合の必要書類についてはこちらをご確認ください。

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１４．個人証明書の氏名をビジネスネーム（旧姓等）で申請することは可能ですか

A．可能です。ただし下記に示す どちらか一方の証明書が必要です。
・申請者のビジネスネーム（旧姓等）を証明できる公的証明書（例：旧姓が記載された住民票、戸籍(抄)謄本）
・申請者のビジネスネーム（旧姓）を管理部門の責任者または法人代表者が証明する書類（例：本名とビジネスネーム（旧姓等）が併記された在籍証明書/様式は自由です）

１５．個人証明書（Type-Ｖ）で会社名・肩書の両方 または　どちらか一方を電子証明書に記載する場合、どのような書類が必要ですか

A．法人の登記事項証明書または帝国データバンクの企業コード　および　在籍証明書　が必要です。　
法人の登記事項証明書は、MEDIS認証局に既に提出済みでの記載内容に変更がない場合は、直近の提出日より5年間は提出を省略できます。
肩書は役職ではなく所属する部署名を示すものであっても問題はありません。但し、在籍証明書に肩書または所属部署が記載され、申請者が当該会社に在籍していることを管理部門の責任者または法人代表者が証明する書類としてください。在籍証明書に肩書が記載されていない場合は、当該肩書が記載されている申請者本人の名刺を同時にご提出下さい。
会社名のみ（肩書は無記入）でもType-Ｖの電子証明書の発行は可能です。但し、その場合であっても上記２点のご提出が必要となります。

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電子証明書の失効について

１．失効申請書に押印する印鑑は印鑑証明書の印鑑を使用するのですか

A．発行申請書に押印した印鑑と同じ印鑑を使用してください。
発行申請書はコピー等を取り、お手元に控えとしてお持ちいただくことをお勧めいたします。
但し、失効しようとする電子証明書の所有者本人が失効申請書をMEDIS認証局窓口に持参した場合は、発行申請時の印鑑と異なっていても失効手続きを行うことが可能です。

２．電子証明書の記載事項を変更するために新たな証明書を発行した場合、旧証明書は失効させなければいけないのでしょうか

A．旧証明書の有効期限等を考慮して失効させないことも可能です。
但し、不要となった証明書を失効せずに保有する場合は、有効期間の終了日まで適切に管理いただきますようお願いいたします。

３．電子証明書を失効した場合、失効完了通知書等を発行してもらえますか

A．MEDIS認証局で失効処理をした場合は、失効のご連絡をメールでお知らせします。
失効申請書でご指定いただいた日時にMEDIS認証局において失効処理をいたします。失効処理が完了した後、連絡先情報に記載されたメールアドレス宛に処理完了のご連絡をいたします。（書類等の発行はありません。）

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電子証明書の取得（ダウンロード）について

１．電子証明書の取得はどのように行うのですか

A．MEDIS認証局から通知されたURLにアクセスして電子証明書（ファイル）をダウンロードすることで取得できます。
取得の手順についてはこちらをご確認ください。また、取得手順の詳細は発行手続き完了後に手順をご案内します。

２．電子証明書をダウンロードする際の注意事項はありますか

「証明書発行案内」のメールを受信した日から30日以内にダウンロードを行ってください。
30日以上が経過すると電子証明書をダウンロードすることができなくなります。30日を経過した場合は、URLを再発行しますのでご連絡ください。

３．ダウンロードした電子証明書をエクスポート（出力）する際の注意事項はありますか

A．秘密キーを含んだ電子証明書　と　秘密キーを含まな電子証明書　の両方を出力（エクスポート）してください。（エクスポートの作業を2回行います）
・EDIツール、申請電子データシステム等へのインストールやバックアップとして保管しておくためのファイルは、秘密キーを含んだファイルを使用します。（ファイルの拡張子は「p12」または「pfx」）
・医薬品医療機器総合機構への提出や申請電子データシステムのユーザ登録のためのファイルは、秘密キーを含まないファイルを使用します。（ファイルの拡張子は「cer」）

４．秘密キーをエクスポートする際のパスワードは何を設定すればいいですか

A．任意のパスワードを設定してください。
秘密キーをエクスポートする際のパスワードは、秘密キーを保護するためのパスワードであって、これが秘密キーに該当する情報ではありません。この証明書を別のデバイスにインポートする際に、ここで設定したパスワードの入力が求められますので忘れないように大切に保管してください。パスワードを紛失・失念した場合における電子証明書の再発行は一切行えませんのでご注意ください。

５．エクスポートした電子証明書を別のパソコンで使用できるようにするにはどうしたらいいですか

A．電子証明書を使用するパソコンでエクスポートした電子証明書ファイル（拡張子が「pfx」）をダブルクリックするとインポートウィザード画面が表示されます。
インポート画面中のチェック項目につきましてはこちらをご確認のうえ、必要に応じてチェックの有無を選択してください。

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